高力物业人事行政部工作手册.doc

上海高力国际物业服务有限公司豫龙坊物业管理处-人事/行政部Colliers International Property Services (Shanghai) Co., Ltd.Dragon Gate Mall Property Management Office-HR/A Dep.操作手册Work Instruction By HR/A Dep.文件号: Q/WI-DGM-HR-01~05Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential – For Internal Use Only 目 录上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处组织架构图管理处组织架构图 ………………………………………………………………1人事/行政部组织架构图 …………………………………………………………2文件目录 …………………………………………………………………………3文件修订记录 ………………………………………………………………………4部门职责 ……………………………………………………………………………5员工岗位职责………………………………………………………………………13办公室仓库管理制度………………………………………………………………50人事操作流程 ……………………………………………………………………56请购及验收制度 …………………………………………………………………137表单目录 …………………………………………………………………………144表单修订记录 ……………………………………………………………………147物业总经理总经理秘书 物业经理工程经理工程师工程助理兼仓管宋玉艳 工程领班强电日常维修维修技工弱电技工空调给排水16人事/行政 经理人事助理兼仓管行政兼采购3客服经理 前台接待 9租务经理 租务主任4中央监控门岗保安机动保安巡逻保安广场保安卸货区保安保安经理 保安领班消防主任62会 计出 纳财务经理3 注：【 人事/行政经理卞 丽人事助理兼仓管潘卓群行政兼采购周立清3/0豫龙坊】人员总数为：100人。

1上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处人事/行政部组织架构图人事/行政经理1人人事助理兼仓管1人行政兼采购1人人事/行政部人数合计：3人Colliers International Issued Date: March 31, 2008Confidential – For Internal Use Only 147 上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处人事/行政部操作手册清单1.手册名称文件编号版本颁布日期1.1部门职责Q/WI-DGM-HR-011.0Nov 30, 20071.2员工岗位职责Q/WI-DGM-HR-021.0Nov 30, 20071.3办公室仓库管理制度Q/WI-DGM-HR-031.0Nov 30, 20071.4人事操作流程Q/WI-DGM-HR-041.0Nov 30, 20071.5请购及验收制度Q/WI-DGM-HR-051.0Nov 30, 2007审核 Revised by： 批准 Authorized by： 上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处人事/行政部文件修订记录序号版本修订内容修订审核批准检索号登录部门职责上海高力国际物业服务有限公司【豫龙坊】物业管理处文件编号：Q/WI-DGM-HR-01版 次：01页 码：12/147部门职责1.目的明确管理处各部门职责，规范部门工作分工与绩效考核。

2.适用范围 上海高力国际物业服务有限公司豫龙坊物业管理处3.定义（无）4.主要职责4．1物业总经理:制定各部门的职能方向，监督各项管理制度的推行与执行情况，考核各项工作的完成情况，并对各部门问题的解决进行指导和协调4.2总经理秘书:及时传达物业总经理的各项决策，及时汇总各部门的工作报告，帮助物业总经理及时了解各部门工作情况4.3物业经理:协助物业总经理对各部门工作进行指导,辅助各部门完成物业总经理的决策5.内容5.1总经理室职责5.1.1 负责处理物业管理处的日常事务，协助总经理督促落实各项工作指令的执行情况5.1.2 负责物业管理处对外文件的收发、批转、传阅、归档、保管等工作，以及管理处名义的公文的起草、承办、呈报、打印、分发、督办及印鉴工作5.1.3 负责管理处的对外接待工作；与政府有关管理部门联络并建立良好关系负责办公室的管理软件建设，包括制订和完善各种规章制度及各种管理 规则、条例等5.1.4 负责管理处的保密工作，督促和检查各部门商业保密制度的落实情况5.1.5 负责管理处每周工作报告、每月工作报告及年度总结报告和全年工作计划的起草和修改、定稿以及呈报。

5.1.6 负责本管理处对外以及物业总经理和各部门之间的信息反馈工作5.1.7 负责推进ISO9001质量体系的建立、实施、维持和改进工作，以保证该体系的运作符合ISO9001标准5.1.8 负责物业管理处的文件控制工作，负责整个系统文件的保存、发放、销毁以及各个流程的登记工作5.1.9 根据物业总经理的指示，做好管理处各部门之间的总体协调工作5.1.10 负责管理处对外一切有关证照的办理和年审等5.1.11 完成物业总经理交给的各类临时任务5.2 财务部职责5.2.1 建立健全财务管理体系，对管理处的财务事宜进行日常管理5.2.2 编制年度预算，控制预算，监督预算的执行情况并适时调整5.2.3 定期向总部财务汇报管理处的财务情况5.2.4 配合人事/行政部门、工程仓管对库存的商品、固定资产进行盘点审核5.2.5 按照国家会计制度的规定记账、复账，做到手续完备、数字准确、账目清楚5.2.6 按照国家会计制度的规定装订、保管凭证、账册及其它财务文件5.2.7 及时与公司财务、驻场物业总经理沟通，反映项目发生的财务问题，并提出专业意见5.2.8 执行公司及本管理处的各项财务规章制度。

5.2.9 完成总部财务、驻场物业总经理交办的其他任务5.3人事/行政部职责5.3.1人事部分5.3.1.1 人事/行政经理配合物业总经理制定本管理处的人事政策，包括管理制度与流程、薪资福利标准等5.3.1.2 掌握、控制各部门定员、定编情况，定期平衡福利水平以符合国家劳动法规的要求和管理处的需要5.3.1.3 统筹招聘工作，根据工作任务之需要，协同各部门进行员工的招募与甄选，根据他们的文化水准、工作经历、教育程度、应变能力、身体状况、仪容仪表等条件，甄选最佳人员来管理处工作5.3.1.4 负责新员工的培训工作，协助各部门对员工进行适当的培训，并组织培训后的跟查、评核工作以提高员工素质和实际工作之能力5.3.1.5 负责组织员工的试用期转正、年度考核等各类考核工作5.3.1.6 拟定每年薪资预算方案，统一管理和调整员工薪金与福利，负责每月员工的考勤和工资的统核工作5.3.1.7 为员工办理各种有关手续和证件： ⑴入、离职手续； ⑵调动； ⑶员工证； ⑷申领各项物品5.3.1.8 建立和管理人事档案：记录有关员工个人资料并存档5.3.1.9 负责人事的任免与调动，协助总经理定期审定员工之表现及提供晋升或纪律处分的建议。

5.3.1.10 负责办理员工招、退工手续、养老保险手续等5.3.1.11 根据国家的有关政策做好员工的计划生育工作5.3.1.12 管理好员工休假（如：补休、年假、探亲假等）5.3.1.13 负责员工的劳保福利5.3.1.14 完成管理处物业总经理和总部人事部交办的临时任务 5.3.2行政部分5.3.2.1 根据管理处各部门的物资需求和资金情况编制管理处的年度、季度、每月物资采购计划，核准后，按质量、数量要求，分轻重缓急按预算合理采购所需物品，并做好仓库管理工作，购回物资经验收后方可入库，保 证进出、库存物资帐物相符5.3.2.2 负责管理处财产、办公用品管理和配置，配合财务部进行财产登记及财产注销等5.3.2.3 负责制服。